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+33 (0)3.59.03.28.645 clés pour bien intégrer les collaborateurs
Qu’est ce qu’une intégration ?
L’intégration d’un collaborateur dans une entreprise est le processus par lequel un nouvel employé est accueilli, informé et formé pour qu’il puisse comprendre les valeurs, les processus et les pratiques de l’entreprise, et pour qu’il puisse s’adapter à son environnement de travail et à son poste. C’est une interaction entre un salarié et une organisation (l’entreprise, les différents services, les collègues, …) qui se construit dans le temps. C’est pourquoi, on utilise généralement la notion de parcours d’intégration (onboarding) .
Pour que cette intégration soit réussie , il est essentiel de respecter un certain nombre de points clés :
1) Préparer et anticiper l’arrivée du nouveau salarié
Informer les équipes internes qu’un nouveau collaborateur va rejoindre l’entreprise
Identifier la personne responsable de son accueil
Lister les documents administratifs nécessaires pour l’entreprise et le salarié ( contrat de travail, RIB, mutuelle, etc.. ). En cas d’embauches régulières, élaborez un livret d’accueil pour présenter l’entreprise, les droits et les devoirs du salarié et intégrez des informations pratiques sur la vie de l’entreprise ( comité d’entreprise, tickets restaurant,..) .
Préparez le poste de travail : fournitures , équipements (tenue, matériel, chaussures de sécurité), accès aux locaux (badge, carte d’accès, code de sécurité) et aux outils informatiques (identifiants, codes d’accès, adresse email)
2) Mettre en place un parcours d’intégration (ou onboarding)
Il s’agit de réfléchir, en amont à comment vous allez accompagner l’intégration de la personne :
Quelles sont les étapes de découverte et d’apprentissage des différents volets de l’entreprise ( les produits, les clients, les fournisseurs, les différents services) ?
Quelles sont les spécificités du poste et son adéquation par rapport au profil de la personne ? Quelles adaptations ou formations sont à planifier ?
Quel est le temps que l’équipe va consacrer à cet accompagnement ?
Quelles sont les personnes qui vont accueillir, accompagner, former le nouveau recruté ?
Établir un planning précisant les activités, les temps de rencontre avec les différents collaborateurs.
3) Accueillir le salarié
La première journée est importante dans le processus d’intégration du nouvel arrivant. Le fait de se sentir “accueilli” est l’une des premières formes de reconnaissance de la personne!
Après une présentation de son futur environnement de travail, de ses collègues proches, il est judicieux d’organiser une visite de l’entreprise : découverte des locaux, présentation des différents services, rencontres avec les responsables
Remise du livret d’accueil, des documents et matériels nécessaires à la prise de poste ( codes, badge, etc).
Il est aussi possible, pour favoriser les échanges, de proposer un déjeuner avec l’équipe , d’organiser un pot d’arrivée pour les derniers arrivants, ou de prendre le temps d’une pause-café pour faciliter les échanges informels.
4) Accompagner le salarié:
Plusieurs modalités d’accompagnement peuvent être envisagées selon la nature du poste. il est important que des personnes soient identifiées pour cet accompagnement.
Mettre en place un parrainage/ marrainage
Le rôle du parrain/marraine est d’accompagner le nouvel arrivant dans sa prise de poste pendant les premières semaines. Il l’oriente et le conseille dans une relation de confiance. Il apporte son aide et sa connaissance du fonctionnement de l’entreprise pour faciliter l’intégration. Souvent extérieur au service, il est volontaire pour cette mission , expérimenté et disponible.
Mettre en place du tutorat
Le rôle du tuteur est d’aider le nouveau salarié, par l’explication des process, la transmission d’informations nécessaires, le partage de ses savoirs faire et de son expérience, à s’adapter à son nouveau poste de travail. Il favorise l’autonomie du nouvel employé et participe à le rendre plus rapidement opérationnel. Il permet aussi de suivre la progression de chaque salarié : en l’observant et en évaluant son travail, en identifiant les difficultés rencontrées,…
Identifier des personnes ressources dans l’entreprise :
Le salarié peut avoir besoin, pendant son intégration, d’avoir accès à certaines informations ( juridiques, système d’information, etc) : Il est important qu’il sache comment solliciter ces personnes facilement.
Parcours complémentaire de formation
Des modules spécifiques de formation ( sur un logiciel particulier, par exemple) peuvent être aussi prévus dans le parcours d’intégration
5) ) Suivre l’intégration du salarié
Pour permettre à l’entreprise et au salarié d’évaluer ensemble le déroulement de l’intégration, il est important de faire des points réguliers. Ceux-ci doivent être programmés dans le parcours d’intégration mais peuvent aussi s’organiser à la demande du salarié ou du responsable. Les échanges réguliers sont une marque de reconnaissance, permettent d’identifier rapidement les difficultées rencontrées et de mettre en place, si besoin, des actions correctives.
Il est également utile de recueillir le feed-back du nouveau salarié quelques semaines après son arrivée. Le “rapport d’étonnement” , document écrit sur lequel le salarié a consigné ses observations, ses questionnements , permet de valoriser l’avis du salarié qui apporte un regard extérieur sur les forces et faiblesses de l’entreprise. Ces retours pourront être utilisés comme pistes d’amélioration.
Attention : Ne pas confondre période d’essai et période d’intégration
La période d’essai est une « borne juridique » au cours de laquelle chacune des deux parties (entreprise ou employé) s’autorise à poursuivre ou à interrompre le contrat de travail d’un commun accord, sans préjudice.Elle peut généralement être renouvelée une fois en cas d’incertitudes.
La période d’intégration est le temps nécessaire pour que le salarié devienne suffisamment autonome. La durée de cette période est très variable et peut être égale, inférieure ou supérieure à la période d’essai.
