L’entretien annuel, appelé aussi entretien d’évaluation ou entretien individuel, n’est pas obligatoire, sauf si un accord collectif ou une convention collective en font une obligation ou si l’entreprise a conclu une convention de forfait sur l’année. Dans ces cas, l’entreprise est tenue de faire passer l’entretien à tous ses salariés. Au risque d’être sanctionnée pour discrimination et d’être condamnée à indemniser le salarié qui peut s’estimer lésé, en termes d’évolution de carrière. Les salariés ne peuvent pas refuser un entretien d’évaluation s’ils ont préalablement été informés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles utilisées dans l’entreprise.

Le responsable propose au salarié une date d’entretien individuel, en respectant, en général, un délai de prévenance d’une quinzaine de jours. Généralement, le salarié dispose, pour s’y préparer, d’une grille d’entretien d’évaluation sur laquelle , il peut noter ses résultats quantitatifs et qualitatifs, ses besoins en matière d’accompagnement et de formation. Il peut aussi reprendre le compte-rendu de son précédent entretien annuel , comparer ses résultats aux objectifs qui avaient été fixés conjointement et fournir de premières analyses. Il peut aussi noter les difficultés qu’il a rencontrées dans le cadre de l’exercice de ses missions. Cela peut être aussi l’occasion, pour le salarié d’avoir un échange avec son supérieur sur sur la stratégie de l’entreprise, les objectifs généraux de la société et de son service en particulier Si le compte-rendu de l’entretien n’est pas obligatoire, si des objectifs ont été définis, l’ employeur doit en faire part par écrit, et de façon très précise pour que le prochain entretien annuel puisse se baser sur ces objectifs.